PPK – obowiązki pracodawcy krok po kroku (i autozapis 2027)

Pracownicze Plany Kapitałowe obejmują dziś praktycznie każdego pracodawcę, także jednoosobowe firmy z jednym pracownikiem. Poniżej lista obowiązków w kolejności, w jakiej je realizujesz, oraz termin, o którym w 2027 roku przypomni Ci PIP, jeśli zapomnisz: ponowny autozapis.

1. Sprawdź, czy musisz mieć PPK

Obowiązek dotyczy każdego podmiotu zatrudniającego co najmniej jedną osobę, za którą odprowadza składki emerytalno-rentowe (umowa o pracę, zlecenie z ZUS, rada nadzorcza). Zwolnieni są mikroprzedsiębiorcy, u których wszystkie osoby zatrudnione złożyły deklaracje rezygnacji, oraz pracodawcy prowadzący PPE spełniające ustawowe warunki.

2. Podpisz dwie umowy

• umowa o zarządzanie PPK – z wybraną instytucją finansową, po konsultacji z zakładową organizacją związkową lub reprezentacją pracowników,
• umowa o prowadzenie PPK – zawierana w imieniu pracowników, nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy zatrudnienia, chyba że pracownik wcześniej złożył rezygnację.

3. Zapisuj pracowników i zbieraj deklaracje

Osoby w wieku 18–55 lat są zapisywane automatycznie, osoby 55–70 lat na wniosek. Deklaracja rezygnacji musi mieć ustawowy wzór, pisemną formę i trafić do akt. Pracownik może w każdej chwili zrezygnować i w każdej chwili wrócić.

4. Naliczaj i odprowadzaj wpłaty

• wpłata podstawowa pracodawcy: 1,5% wynagrodzenia brutto (dobrowolnie do 4%),
• wpłata podstawowa pracownika: 2% (dobrowolnie do 4%; osoby zarabiające do 120% minimalnego wynagrodzenia mogą obniżyć ją do 0,5%),
• wpłaty przekazujesz do instytucji finansowej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu naliczenia.

Wpłata pracodawcy jest dla pracownika przychodem (PIT), ale nie wchodzi do podstawy składek ZUS.

5. Pilnuj obowiązków informacyjnych

Pracodawca informuje o możliwości zmiany wysokości wpłat, o ponownym autozapisie i o warunkach uczestnictwa osób po 55. roku życia. Instytucja finansowa informuje o wpłatach i stanie rachunku.

6. Ponowny autozapis – 2027

Co 4 lata deklaracje rezygnacji wygasają. Pierwszy ponowny autozapis był w 2023 roku, kolejny przypada w 2027 roku: do końca lutego 2027 informujesz pracowników, którzy zrezygnowali, a od 1 kwietnia 2027 wznawiasz wpłaty za wszystkich, którzy od 1 marca 2027 nie złożą ponownie deklaracji rezygnacji. To największe źródło błędów i kar, więc warto wpisać ten termin do kalendarza już teraz.

Co grozi za błędy

Brak umowy o zarządzanie w terminie oraz nakłanianie do rezygnacji z PPK to grzywna do 1,5% funduszu wynagrodzeń za poprzedni rok. Za brak wpłat, dokumentacji lub obowiązków informacyjnych grozi grzywna od 1000 do 1 000 000 zł. Kontroluje Państwowa Inspekcja Pracy.

Jak to wygląda w outsourcingu

W obsłudze płacowej COMI PPK jest częścią miesięcznej listy płac: naliczam wpłaty, przygotowuję plik do instytucji finansowej, pilnuję terminów zapisu nowych osób i deklaracji, a przed autozapisem 2027 przygotuję komplet informacji dla Twoich pracowników.

Rozliczenia ZUS, PFRON i PPK · Bezpłatna wycena

Stan prawny: październik 2026. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej.